"Efficiënter werken en het IT aanbod naar de klanten vergroten"

De Koninklijk Vlaamse Voetbalbond (KVV), is de grootste recreatieve voetbalfederatie van Vlaanderen. Ruim 25.000 spelende leden, zowel veld- als zaalvoetval, en dit in de provincies Oost-Vlaanderen, Limburg, Vlaams-Brabant en Antwerpen. 

KVV organiseert niet enkel de verschillende competities, maar biedt haar clubs, leden en liga’s ook de nodige omkadering: sportief beleid, vorming, gelijke kansen, ethisch charter, vrijwilligerswerking en nog zo veel meer.

De organisatie staat als een huis, en elk huis heeft zijn fundamenten nodig. KVV was en is zich daar heel erg van bewust en heeft dan ook belangrijke investeringen gedaan op informatica gebied.

E2 Partners werd hiervoor aangesproken, en ondanks het loodzware traject is deze samenwerking zondermeer een succes gebleken. 

Als Vlaamse Sportfederatie is het een uitdaging onze unieke positie in de verf te zetten. Mede dankzij E2 Partners zijn we op weg ons beter te positioneren in een veranderend sportlandschap. Dit door doorgedreven analyse en « finetuning » van onze organisatie en door ontwikkeling van nieuwe applicaties op maat van onze werking.

Maarten Quintelier, projectverantwoordelijke van KVV

Ik ben steeds graag naar KVV gegaan, vooral omdat we samen met de klant konden nadenken waar ze naar toe wilde gaan en welke mogelijkheden IT hen allemaal kon bieden. In deze strategische oefening hebben we aan een IT platform gebouwd om de werking van zowel KVV als haar klanten (liga's en sportclubs) verder te automatiseren. Clubs kunnen aan het leden platform waardoor ze dit niet zelf hoeven te onderhouden en beschikken ze steeds over de meest up to date informatie. Straks komen daar nog wedstrijdbeheer, tornooibeheer, e.d. bij waardoor ze bij KVV een volwaardig platform kunnen aanbieden binnen de voetbalwereld.

Het IT landschap steunt op een API principe waardoor dit platform ook gemakkelijk integreerbaar is door partners of zelf 3th party app developers (denk bevoorbeeld aan wedstrijduitslagen).

Erik Lenaerts, Enterprise Architect E2 Partners & Unit Manager van 2Improve Erik Lenaerts, Enterprise Architect

Voor KVV hebben we een platform ontwikkeld dat hen in staat stelt om een transparant beheer uit te voeren en dit beheer (deels) uit te besteden aan de provincies, liga’s en clubs. Dit platform hebben we gerealiseerd met asp.net mvc 4, web api services en sql server 2008 als basis. Voor het gedelegeerd beheer hebben we een fijnmazig security model opgezet dat inwerkt op de navigatie, schermopbouw, acties en data(filtering). Voor de vernieuwde publieke website kozen we voor Orchard als cms waarvoor we verschillende custom modules hebben ontwikkeld. Omdat Orchard op asp.net mvc is gebouwd sloot dit naadloos aan bij onze ontwikkelingen.

Bart ten Velde, Solution Builder Bart ten Velde, Solution Builder

We zijn het project gestart met een team gemotiveerde mensen die iets wilde bereiken. Bij de aanvang hebben we met een beperkte groep de krijtlijnen uitgetekend voor de voor de nieuwe strategie van KVV. We keken waar KVV wilde staan binnen enkele jaren en hoe de huidige IT en de technologische evoluties daarin konden bijstaan.

Tijdens een initiële analyse fase werden de ideëen verder uitgewerkt en stelde we de business en functionele requirements op. Het geheel werd geprioriseerd en samengevat in een "KVV roadmap 2012-2014" die we aan de raad van bestuur presenteerde.

Nadat het groen licht gegeven werd was het tijd om de verschillende deelprojecten concreter te maken. Tijdens verdere brainstorm sessies maakte we gebruik van  allerlei visuele technieken om pragmatisch en efficiënt op dezelfde golflengte te geraken. Voor de lokale en hosting infrastrucuur zaten we rond de tafel met gespecialiseerde partijen.

Er werd gewerkt aan de architectuur op vlak van beveiliging, de opbouw van de software en de data architectuur. Centraal stond de API in het ontwerp om de integratie visie binnen het eigen IT landschap maar ook daarbuiten te kunnen garanderen.

Er werd veel aandacht geschonken aan de data kwaliteit. Zo werd de de gegevens veel beter gestructureerd waardoor de toepassingen en rapporten vereenvoudigd konden worden. De extra gegevens die vanuit Bloso opgelegd worden zijn eveneens opgenomen waardoor KVV compliant is aan de laatste wetgeving wat op zich weer belangrijk is naar subsidiëring toe.

Via storyboards en scherm mockups kwamen konden we veel vragen oplossen maar ook veel nieuwe vragen ontdekken. De publieke website werd zo geredesigned waar we vooral uitkeken naar een veel eenvoudigere navigatie. De publieke website werd met het open source CMS orchard gemaakt waardoor we enerzijds de kosten konden beperken en anderzijds had KVV de mogelijkheid om hun eigen content te beheren.

Tijdens de bouw van de software maakte we gebruik van scrum aanpak waarbij de user stories werden opgesteld door de product owner van KVV. Hiervoor werden ze begeleid in het maken van de user stories zodat ze duidelijkheid maar ook testable waren.

Alle project documenten, schetsen e.d. werden op google drive beheerd zodat we overal en altijd toegang hadden. Dit maakte het vooral handig voor de mensen die niet tot het kern team behoorde maar op sporadische wijze toch moesten meevolgen.